📖 Handbuch – bookmyself

1.1 Registrierung

1. Öffnen Sie die Registrierungsseite (Button „Jetzt registrieren" auf der Startseite).
2. Erfassen Sie Name, Firma, E-Mail-Adresse und – falls gewünscht – Anschrift und Telefonnummer.
3. Legen Sie ein Passwort fest und bestätigen Sie es.
4. Stimmen Sie Datenschutzbestimmungen und AGB zu.
5. Senden Sie das Formular ab.
6. Prüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach – Sie erhalten einen Bestätigungslink.

1.2 E-Mail-Verifizierung

1. Öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail.
2. Klicken Sie auf den enthaltenen Link.
3. Melden Sie sich danach im Kundenportal an.
4. Falls keine Mail angekommen ist, fordern Sie den Link auf der Hinweisseite erneut an.

1.3 Login und Logout

1. Öffnen Sie den passenden Login-Bereich (Admin, Kunde oder Mitarbeiter).
2. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein.
3. Melden Sie sich an.
4. Zum Abmelden nutzen Sie den Logout-Eintrag im jeweiligen Menü.

2.1 Dashboard

Das Dashboard ist der Einstieg in den Werkstattbereich. Von hier wechseln Sie zu Artikeln, Leistungen, Herstellern, Kategorien, Kunden, Mitarbeitern und Profileinstellungen.

1. Melden Sie sich als Admin an.
2. Nutzen Sie das Ribbon-Menü am oberen Rand für den gewünschten Fachbereich.
3. Arbeiten Sie anschließend in Listen-, Detail- und Formularansichten weiter.

2.2 Artikelverwaltung

1. Öffnen Sie „Artikeldaten" im Ribbon.
2. Legen Sie einen neuen Artikel an oder öffnen Sie einen bestehenden Datensatz.
3. Erfassen Sie Artikelnummer, Name, Beschreibung, Preis, Einheit und Dauer.
4. Ordnen Sie den Artikel Kategorien, Unterkategorien und ggf. dem Hersteller zu.
5. Laden Sie Bilder hoch und wählen Sie ein Standardbild.
6. Speichern Sie den Datensatz.

2.3 Kategorien und Unterkategorien

1. Öffnen Sie „Kategorien" im Ribbon.
2. Legen Sie eine Oberkategorie an oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Eintrag.
3. Öffnen Sie die gewünschte Kategorie und ergänzen Sie Unterkategorien.
4. Laden Sie bei Bedarf ein Bild für die Unterkategorie hoch.
5. Nutzen Sie die Kategorie-Struktur anschließend bei der Artikelpflege.

2.4 Hersteller

1. Öffnen Sie „Herstellerdaten" im Ribbon.
2. Legen Sie einen neuen Hersteller an oder bearbeiten Sie vorhandene Daten.
3. Nutzen Sie die Hersteller später in Artikeln und Heizungstypen.

2.5 Heizungstypen

1. Öffnen Sie „Heizungsanlagendaten" im Ribbon.
2. Legen Sie einen neuen Heizungstyp an.
3. Hinterlegen Sie Typ, Bezeichnung, Hersteller und Beschreibung.
4. Speichern Sie den Datensatz.

2.6 Leistungen

1. Öffnen Sie „Leistungsdaten" im Ribbon.
2. Erfassen Sie Nummer, Name, Beschreibung, Preis, Einheit und Dauer.
3. Bei Anfahrtsleistungen pflegen Sie zusätzlich die Preislogik (pauschal oder pro Kilometer).
4. Speichern Sie die Leistung.

2.7 Kundenverwaltung

1. Öffnen Sie „Kunden" im Ribbon.
2. Suchen Sie nach Name, E-Mail, Firma oder Kundennummer.
3. Öffnen Sie die Detailansicht eines Kunden.
4. Prüfen Sie Stammdaten, Lieferadressen, Termine, Bestellungen und Rechnungsverweise.

2.8 Terminverwaltung

1. Öffnen Sie einen Kunden und wechseln Sie in den Terminbereich.
2. Prüfen Sie Terminstatus, Anlage, zugewiesenen Mitarbeiter und Rechnungsinformationen.
3. Öffnen Sie bei Bedarf die Rechnungsansicht oder laden Sie die Rechnung herunter.

2.9 Bestellverwaltung

1. Öffnen Sie einen Kunden und wechseln Sie in den Bestellbereich.
2. Kontrollieren Sie Lieferadresse, Artikel, Service-Leistung, Termin und Status.
3. Öffnen Sie bei Bedarf die Rechnungsansicht oder laden Sie die Rechnung herunter.

2.10 Mitarbeiter

1. Öffnen Sie „Mitarbeiter" im Ribbon.
2. Legen Sie einen neuen Mitarbeiter an oder bearbeiten Sie einen bestehenden Datensatz.
3. Erfassen Sie Personalnummer, Name, Abteilung und E-Mail-Adresse.
4. Pflegen Sie den Arbeitsplan für die einzelnen Wochentage.
5. Aktivieren Sie den Portalzugang nur wenn E-Mail und Passwort vollständig hinterlegt sind.
6. Ergänzen Sie bei Bedarf Exchange-Zugangsdaten.
7. Speichern Sie die Änderungen.

2.11 Profil und Werkstatteinstellungen

1. Öffnen Sie „Profil" im Ribbon.
2. Pflegen Sie Benutzername, Firmenname und Werkstattadresse.
3. Laden Sie auf Wunsch ein Firmenlogo hoch oder entfernen Sie es.
4. Ändern Sie Ihr Passwort im dafür vorgesehenen Abschnitt.
5. Speichern Sie die Änderungen.

2.12 Nummernkreise und Schnittstellen

1. Öffnen Sie „Nummernkreisläufe" im Ribbon.
2. Prüfen Sie Präfix, nächste Nummer und Stellenanzahl.
3. Wechseln Sie in „Schnittstellen" um Lexware-Felder oder Microsoft-Graph-Zugangsdaten zu konfigurieren.

2.13 Terminübersicht Neu

Die Terminübersicht zeigt alle Termine und Bestellungen aller Mitarbeiter in einer gemeinsamen Wochenansicht nebeneinander. Von hier aus lassen sich Termine verschieben und Kalender-Blocker je Mitarbeiter anlegen.

Termin verschieben

1. Öffnen Sie „Termine" im Ribbon.
2. Klicken Sie auf den gewünschten Termin in der Wochenansicht.
3. Wählen Sie das neue Datum und die neue Uhrzeit.
4. Optional: Weisen Sie einen anderen Mitarbeiter zu.
5. Klicken Sie „Verschieben & E-Mail senden" – Kunde und Admin werden automatisch informiert.

Kalender-Blocker anlegen

1. Klicken Sie auf „+ Blocker" in der Werkzeugleiste.
2. Wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus.
3. Geben Sie Bezeichnung (z. B. „Urlaub"), Von-Datum und Bis-Datum ein.
4. Optional: Hinterlegen Sie eine interne Notiz.
5. Speichern Sie den Blocker – er wird sofort in der entsprechenden Mitarbeiterspalte angezeigt.

3.1 Dashboard

Das Dashboard ist Ihre persönliche Startseite. Von dort gelangen Sie direkt zu Heizungsanlagen, Terminbuchung, Artikelauswahl, Bestellungen und Ihrem Profil.

3.2 Heizungsanlagen verwalten

1. Öffnen Sie „Heizungsanlagen" im Menü.
2. Wählen Sie „Neu anlegen".
3. Ordnen Sie die Anlage einer Lieferadresse zu.
4. Erfassen Sie Typ, Hersteller, Seriennummer, Baujahr und weitere Gerätedaten.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf Komponenten und Fotos.
6. Speichern Sie die Anlage.

3.3 Wartungstermin buchen

1. Öffnen Sie den Bereich „Termine" und wählen Sie „Neuen Termin buchen".
2. Wählen Sie Lieferadresse und Heizungsanlage.
3. Prüfen oder wählen Sie die vorgeschlagene Service-Leistung.
4. Kontrollieren Sie Preis und Gesamtdauer.
5. Öffnen Sie den Kalenderbereich und wählen Sie einen freien Termin.
6. Buchen Sie den Termin verbindlich ab.

3.4 Artikelauswahl und Warenkorb

1. Öffnen Sie „Artikelauswahl" im Menü.
2. Nutzen Sie Suche, Kategorien oder Unterkategorien zur Filterung.
3. Legen Sie Artikel in den Warenkorb.
4. Öffnen Sie den Warenkorb und prüfen Sie Lieferadresse, Anfahrt, Rüstzeit, Mitarbeitertermin und Gesamtdauer.
5. Schließen Sie die Bestellung verbindlich ab.

3.5 Bestellungen und Termine verfolgen

1. Öffnen Sie „Bestellungen & Termine" im Menü.
2. Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Übersicht.
3. Prüfen Sie Status, Adresse, Zeitpunkt und hinterlegte Positionen.
4. Bei abgeschlossenen Vorgängen öffnen Sie die Rechnung direkt aus der Detailansicht.

3.6 Lieferadressen verwalten

1. Öffnen Sie Ihr Profil.
2. Wechseln Sie in den Bereich der Lieferadressen.
3. Legen Sie eine neue Adresse an oder öffnen Sie eine vorhandene Adresse.
4. Erfassen Sie Anschrift, Bezeichnung und Zusatzangaben.
5. Speichern Sie die Adresse.

3.7 Profil und Einstellungen

1. Aktualisieren Sie Stammdaten wie Name, Firma, Anschrift und Telefonnummer.
2. Pflegen Sie Ihre Rechnungsadresse.
3. Ändern Sie Ihr Passwort im dafür vorgesehenen Bereich.
4. Aktivieren Sie optional die Zwei-Faktor-Authentifizierung für mehr Sicherheit.

4.1 Dashboard und Navigation

Das Mitarbeiterportal zeigt anstehende Termine und Bestellungen in einer gemeinsamen Kalenderansicht. Die Navigation erfolgt über ein Ribbon-Menü mit drei Tabs:

4.2 Termin oder Bestellung abschließen

Der Abschluss-Flow ist für Wartungstermine, Begehungen und Bestellungen identisch aufgebaut:

1. Öffnen Sie den zugewiesenen Termin oder die Bestellung aus dem Dashboard.
2. Drücken Sie „Unterwegs zum Kunden" – der Kunde wird automatisch per E-Mail informiert.
3. Erfassen Sie Ankunft und Abfahrt per Button (Zeitstempel wird gespeichert).
4. Bearbeiten Sie bei Bestellungen die Artikelpositionen wenn nötig.
5. Haken Sie alle Punkte der Checkliste ab. Neu
6. Laden Sie Fotos oder Videos zur Dokumentation hoch. Neu
7. Ergänzen Sie Monteur-Notizen im Bemerkungsfeld.
8. Erfassen Sie Kunden- und Monteur-Signatur.
9. Speichern Sie den Abschluss – die Rechnung wird automatisch erstellt und per E-Mail versendet.

4.3 Inventur

1. Öffnen Sie den Tab „Inventur" im Ribbon-Menü.
2. Suchen Sie den gewünschten Artikel per Suchfeld, Barcode- oder QR-Scanner.
3. Wählen Sie die Aktion: Bestand erfassen/korrigieren oder Artikel entnehmen.
4. Bestätigen Sie die Aktion – alle Änderungen werden im Protokoll festgehalten.
5. Prüfen Sie das Inventurprotokoll für eine vollständige Buchungshistorie.